8 sierpnia, 2025

KSeF 2026 – Co musi wiedzieć przedsiębiorca?

Czym jest KSeF i kiedy wchodzi w życie?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system umożliwiający:

wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych w formacie ustrukturyzowanym (XML)
archiwizowanie dokumentów – faktur wcześniej tam wysłanych
zarządzania uprawnieniami, co zapewnia odpowiednie zabezpieczenia dostępu do danych, ale także możliwość obsługi systemu przez różne osoby
analiza i kontrola prawidłowości faktur

Celem jego wdrożenia jest:

uproszczenie obiegu dokumentów
zwiększenie przejrzystości rozliczeń podatkowych
uszczelnienie systemu podatkowego
zwiększenie nadzoru nad obiegiem dokumentów.
centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym

Systemy fakturowania i księgowości będą połączone z KSeF, co umożliwi przesyłanie faktur sprzedaży przez ten system.

System KSeF umożliwia również odbieranie faktur przez systemy księgowe, które już przeszły przez KSeF co usprawni obieg dokumentów. Ministerstwo udostępni API umożliwiające połączenie systemów księgowych z systemem KSeF.

Dla przedsiębiorców, którzy mają mało faktur zostanie stworzona aplikacja – platforma umożliwiająca wystawianie faktur.

KSeF będzie obowiązkowy od:

1 lutego 2026 r. dla firm, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł brutto
1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych firm.

Już od lutego 2026 przedsiębiorcy muszą być gotowi do odbierania faktur w systemie KSeF.

01 styczeń 2027 przedsiębiorcy wykluczeni cyfrowo.

(faktury do 450 zł brutto oraz obrót miesięczny do 10 000 brutto)

Warto wiedzieć, że obowiązek e-fakturowania nie dotyczy wyłącznie firm działających w Polsce. Z takiego rozwiązania korzysta się już m.in. we Włoszech, Rumunia. Wdrożenie KSeF wpisuje się w szerszy plan reformy podatkowej VAT in the Digital Age (ViDA), której celem jest ujednolicenie zasad e-fakturowania w całej UE.

Jakie korzyści wiążą się z wdrożeniem KSeF?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) ma przynieść korzyści zarówno dla administracji skarbowej, jak i dla przedsiębiorców. W przypadku KAS będą to m.in.:

lepsza kontrola nad autentycznością dokumentów, przyspieszenie procesów kontrolnych
uszczelnienie systemu VAT,
natychmiastowy wgląd w dokumenty sprzedaży, co pozwoli szybciej wychwytywać nieprawidłowości,

Na wdrożeniu KSeF skorzystają także przedsiębiorcy. Wśród najważniejszych korzyści w przypadku tej grupy warto wymienić:

jeden wzór faktury elektronicznej w obrocie gospodarczym ułatwiając integrację systemów informatycznych przedsiębiorców.
brak obowiązku samodzielnego archiwizowania faktur,
możliwość automatyzacji obiegu dokumentów,
skrócenie terminu zwrotu podatku VAT (do 40 dni),
zmniejszenie liczby kontroli podatkowych dzięki lepszemu monitorowaniu transakcji przez administrację skarbową,
szybszą i wygodniejszą wymianę faktur z kontrahentami,

Czy w związku z wdrożeniem KSeF faktury papierowe znikną z obrotu?

Nie, w związku z wdrożeniem KSeF tego typu dokumenty nie znikną całkowicie z obiegu – przynajmniej na razie. Faktury papierowe oraz elektroniczne niespełniające standardu KSeF, będą nadal stosowane, między innymi przy:

transakcjach, których stroną są konsumenci lub rolnicy ryczałtowi (VAT RR),
dokumentowaniu sprzedaży za pomocą biletów, które pełnią rolę faktur (np. bilety na autostrady),
fakturowaniu w ramach procedur szczególnych OSS i IOSS.

Do 31 grudnia 2026 r. będą mogli z nich korzystać także podatnicy wykluczeni cyfrowo, czyli przedsiębiorcy, u których pojedyncza faktura nie przekracza 450 zł, a miesięczna sprzedaż wynosi maksymalnie 10 000 zł.

Do 31 grudnia 2026 pozostają FV z kas fiskalnych

Co trzeba zrobić, by korzystać z KSeF?

Każde przedsiębiorstwo posiada już swoje indywidualne „konto” w Krajowym Systemie e-Faktur, które zostało utworzone automatycznie przez Ministerstwo Finansów. Aby zacząć z niego korzystać, wystarczy się uwierzytelnić (zalogować) , np. za pomocą:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
podpisu zaufanego lub specjalnego tokenu wygenerowanego w systemie KSeF.

Osoby prowadzące JDG nie musza uzyskiwać dodatkowych uprawnień do KSeF, mogą po prostu zalogować się do systemu. Widnieją tam automatycznie jako reprezentant – mogą wystawiać FV odbierać FV, nadawać uprawnienia.

Pozostali Przedsiębiorcy, prowadzący działalność w formie spółki muszą uzyskać dostęp do aplikacji Podatnika w tym celu konieczne jest złożenie do Urzędu Skarbowego w formie papierowej druku ZAW-FA, w którym spółka wskazuje osobę uprawnioną – reprezentanta (np. członka zarządu, gł. księgowa, biuro rachunkowe).

Co się stanie, jeśli system KSeF będzie niedostępny?

W takiej sytuacji przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury w trybie offline, czyli poza KSeF, a następnie przesłać je do systemu, gdy jego dostępność zostanie przywrócona. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, w przypadku faktur wystawionych offline data ich wystawienia będzie zgodna z datą wskazaną na fakturze przez wystawcę.

Jakie dokumenty znajdziemy w KSeF?

faktury za dostawy krajowe (B2B),
faktury za świadczenie usług na terytorium kraju (B2B)
wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów ( oddzielnie dostarczenie papierowe zgodnie z ustaleniami)
eksport towarów,
świadczenie usług na rzecz podatników spoza terytorium kraju (podlegających odwrotnemu obciążeniu)
otrzymanie zaliczek na poczet wykonania ww. świadczeń,
faktury korygujących,
faktury w imieniu i na rzecz kontrahenta-sprzedawcy, nawet zagranicznego (tzw. samofakturowanie),
wystawienie faktur przez podatnika VAT zwolnionego podmiotowo lub wykonującego wyłącznie czynności zwolnione.

Jak działa KSeF w praktyce?

Faktury trafiają najpierw do systemu KSeF, który je weryfikuje i nadaje im unikalny numer identyfikacyjny (KSeF ID – 32 znaki). Następnie można je przekazać odbiorcy. Nie chodzi więc o przesyłanie PDF-ów mailem, lecz o korzystanie ze specjalnego pliku XML zgodnego ze schematem FA(3).

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to dokument w formacie XML, który zawiera dane zgodne z ustalonym schematem przez MF.

Taka forma umożliwia automatyczne przetwarzanie danych i eliminuje błędy ludzkie. Każda faktura musi przejść przez system KSeF, który przypisuje jej unikalny numer.

Aby KSeF mógł funkcjonować prawidłowo konieczne było ustalenie jednego schematu dla wystawianej faktury- jednego wyglądu tej samej zawartości. Dzięki temu rozwiązaniu i odpowiednim narzędziom, będziemy w stanie wizualizować obraz każdej faktury w bardzo wygodny do przeglądania sposób. Data wystawienia faktury, data sprzedaży, numer faktury, dane kontrahentów, informacje dodatkowe zawsze pojawią nam się w jednym i tym samym miejscu. Faktura ta będzie miała nadany numer identyfikujący ją w systemie KSeF. Wystawiona zostanie w formie XML. Dokumenty niezawierające odpowiednich danych zgodnych ze strukturą logiczna nie będą mogły znaleźć się w KSeF.

Kto i kiedy musi korzystać z KSeF?

Każdy podatnik VAT i większość firm zwolnionych z VAT będzie zobowiązana do korzystania z KSeF. Obowiązek zaczyna się w 2026 roku, ale już wcześniej warto przygotować się technicznie i organizacyjnie.

Czy nadal można wystawiać faktury poza KSeF?

W okresie przejściowym do końca 2026 roku będzie to możliwe w ograniczonym zakresie:

faktury z kas fiskalnych (np. paragon z NIP),
mikroprzedsiębiorcy mogą korzystać z papierowych faktur, jeśli:
– pojedyncza faktura nie przekracza 450 zł,
– suma faktur w miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto.

Jak wystawić fakturę offline w KSeF?

W trybie offline24 możesz wystawić fakturę poza systemem i przesłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.

Warunki:
– Faktura musi mieć kod QR,
– Musisz posiadać certyfikat wystawcy (dostępny od 1 listopada 2025),
– Data wystawienia to ta, którą wpiszesz,
– Data otrzymania to dzień nadania numeru przez KSeF.

Jakie są kary za brak przesłania faktury do KSeF?

Jeśli faktura nie zostanie przesłana w terminie:
– Kara może wynieść do 100% VAT z faktury,
– Dla podatników zwolnionych z VAT – kara do 18,7% wartości brutto faktury.

Do końca 2026 roku stosowanie sankcji ma być zawieszone.

Jakie zmiany czekają płatności za faktury?

Od 1 stycznia 2027 r. trzeba będzie podawać numer KSeF przy przelewach między VAT-owcami, również w mechanizmie podzielonej płatności (MPP). Do końca 2026 roku nie ma takiego obowiązku.

Kto ma dostęp do danych w KSeF?

Dostęp do danych mają:
– Organy Krajowej Administracji Skarbowej, (Urzędy Skarbowe, Urzędy Celno-Skarbowe)
– Sądy, prokuratura, Generalny Inspektor Informacji Finansowej,
– Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

Wszystko odbywa się zgodnie z klauzulą tajemnicy skarbowej.

Najważniejsze zmiany w fakturowaniu

– Tylko faktury ustrukturyzowane będą miały moc prawną,
– Faktura będzie miała dwa numery: Twój i nadany przez KSeF, KseF ID– 32 znaki
– Plik musi być w formacie XML zgodnym z FA(3),
– Faktura wystawione poza systemem wymaga kodu QR boądz dostępu do tego kodu.

Dotychczas identyfikowaliśmy fakturę i wiązaliśmy ją z podmiotem po numerze NIP oraz numerze faktury. Wraz z wejściem w życie KSeF, każda przesłana do KSeF faktura otrzyma unikatowy numer, za pomocą którego dokument będzie identyfikowany. To już nie numer nadany przez system sprzedaży będzie nam identyfikował fakturę, a właśnie numer nadany przez KSeF.

Jak przygotować firmę do KSeF?

– Sprawdź, czy Twój program obsługuje e-faktury KSeF,
– Przeszkol pracowników,
– Zaplanuj zmiany w procesie fakturowania,
– Przetestuj wystawianie i odbiór faktur już teraz.

Moment powstania obowiązku podatkowego

Zasada ogólna wystawiania faktur nie ulega zmianie – dla obowiązku podatkowego nie ma znaczenia data wystawienia faktury, a jedynie, kiedy dokonano sprzedaży towaru lub wykonano usługę – data sprzedaży. Na wystawienie faktury (wysłanie do KSeF) Przedsiębiorca ma czas do 15 dnia następnego miesiąca.

Są jednak obowiązki podatkowe powiązane z datą wystawienia faktury (najem, dzierżawa, sprzedaż energii elektrycznej, stała obsługa prawna lub biurowa). Termin wystawienia faktury splata się z terminem daty sprzedaży oraz termin płatności, należy więc na to zwrócić uwagę.

Przechowywanie dokumentów w KSeF

W ramach Krajowego Systemu e-Faktur faktury ustrukturyzowane przechowywane będą w systemie przez 10 lat licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

W przypadku korzystania z KSeF, nie będzie już obowiązku generowania i wysyłania na żądanie organu podatkowego struktury JPK_FA.

Wszystkie dane będą znajdować się w Krajowym Systemie e-Faktur, którego administratorem danych jest Krajowa Administracja Skarbowa

Certyfikat KSeF

Będzie umożliwiał potwierdzenie tożsamości wystawcy faktury

– faktura musi być opatrzona w tak certyfikat, gdy jest udostępniana w sposób inny niż KseF

– potwierdzenia tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur offline i offline24;

Certyfikat wydawany będzie celem „zaszycia” w odpowiednim kodzie QR umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.

Certyfikat będzie wydawany od 1 listopada 2025 r

Kod QR

Kod umożliwiający dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiający weryfikację danych zawartych na tej fakturze.

Przez oznaczenie faktury kodem weryfikującym rozumie się utworzenie bezpośredniego linku do faktury lub znaku graficznego naniesienie go na fakturę przed przekazaniem jej odbiorcy,

w przypadku gdy faktura jest przesyłana odbiorcy w formacie ustrukturyzowanych danych

uniemożliwiającym naniesienie tego kodu bezpośrednio na fakturze, przesłanie go odbiorcy

w formie odrębnego linku lub znaku graficznego wraz z fakturą

Kod ma na celu „odnalezienie” faktury w KSeF zawiera:

– adres zasobu oprogramowania interfejsowego, wskazany w specyfikacji tego oprogramowania;

datę wystawienia faktury;
numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy;
wyróżnik faktury (unikalny ciąg znaków obliczony zgodnie ze specyfikacją oprogramowania interfejsowego)

Na wypadek e-faktury wystawionej w trybie offline/offline24:

Kod QR z oznaczeniem CERTYFIKAT – zapewnia autentyczność pochodzenia faktury