W 2026 roku sprawozdania finansowe składane są za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS), dostępnego pod adresem:
https://prs.ms.gov.pl/krs
Aby złożyć sprawozdanie, zarząd lub osoba uprawniona (ujawniona w KRS) musi posiadać konto w Portalu Rejestrów Sądowych (tzw. skrzynkę) lub zalogować się przy użyciu profilu zaufanego.
Poniżej przedstawiamy, jak krok po kroku złożyć sprawozdanie finansowe w systemie PRS. Na początku warto zweryfikować, czy osoba, która będzie składała dokumenty, jest do tego uprawniona. Zgodnie z danymi ujawnionymi w KRS zgłoszenia może dokonać członek zarządu lub prokurent. Po potwierdzeniu uprawnienia można przejść do przygotowania i złożenia dokumentów.
Krok 1) Logowanie do systemu PRS
W pierwszej kolejności należy zalogować się do aplikacji Portalu Rejestrów Sądowych (PRS) przy użyciu swojego konta użytkownika.
Krok 2) Wybór odpowiedniej funkcji w systemie
Po zalogowaniu do Portalu Rejestrów Sądowych należy przejść do sekcji dotyczącej składania dokumentów finansowych. W tym celu wybierz opcję „Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych”.
Krok 3) Dodanie zgłoszenia
Po zalogowaniu do systemu należy przejść do zakładki „Zgłoszenia i korekty robocze”. Następnie, na widocznym ekranie, wybierz opcję „Dodaj zgłoszenie / korektę”, aby rozpocząć tworzenie nowego zgłoszenia.
Krok 4) Wyszukanie podmiotu
W kolejnym kroku należy wyszukać podmiot, dla którego składane będzie sprawozdanie finansowe. W tym celu wpisz numer KRS i wybierz właściwą spółkę. Po wybraniu podmiotu system wyświetli informacje dotyczące osób uprawnionych do złożenia sprawozdania zgodnie z danymi w KRS.| Następnie kliknij przycisk „Następny krok (2/4)”, aby przejść dalej.
Krok 5) Uzupełnienie danych zgłoszenia
W kolejnym kroku należy uzupełnić podstawowe dane zgłoszenia. System wyświetli formularz, w którym należy wskazać:
Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól kliknij przycisk „Zapisz zmiany”.
Uwaga:
Podmioty składające sprawozdanie za pełny rok obrotowy powinny wskazać okres od stycznia do grudnia danego roku (np. 01.01.2025 – 31.12.2025).
Jeżeli rok obrotowy w spółce jest inny niż kalendarzowy, należy wskazać właściwy okres zgodny z przyjętym rokiem obrotowym.
Krok 6) Dodanie wymaganych dokumentów
W kolejnym kroku należy dodać dokumenty finansowe do zgłoszenia.
System wymaga załączenia trzech obowiązkowych dokumentów:
Każdy z dokumentów należy dodać do systemu jako osobny plik.
Uwaga:
Wszystkie dokumenty muszą być podpisane elektronicznie (np. profilem zaufanym) przed ich załączeniem.
Krok 7) Weryfikacja i analiza pliku XML
W kolejnym kroku system przeprowadza analizę załączonego pliku XML.
Aby sprawdzić status analizy, kliknij przycisk „Odśwież” znajdujący się u góry ekranu.
Należy poczekać, aż analiza zakończy się poprawnie:
Po uzyskaniu statusu „zatwierdzony” kliknij „Zapisz zmiany”, a następnie wybierz „Następny krok (3/4)”, aby przejść dalej.
Krok 8) Dodatkowe dokumenty (opcjonalne)
W tym kroku system zapyta, czy chcesz dołączyć dodatkowe dokumenty do sprawozdania.
Dotyczy to szczególnych sytuacji, takich jak:
W standardowym przypadku nie trzeba nic tutaj dodawać.
Dlatego należy wybrać opcję „Nie dołączaj”, a następnie przejść dalej.
Krok 9) Wybór osoby składającej i podpisanie zgłoszenia
W kolejnym kroku należy wskazać osobę, która składa sprawozdanie.
Z listy wybierz właściwą osobę, a następnie kliknij ikonę trzech kropek obok jej danych. W tym miejscu należy wybrać sposób podpisu:
Po wybraniu metody podpisu należy podpisać zgłoszenie zgodnie z wybraną opcją.
Krok 10) Wysłanie zgłoszenia
Po poprawnym podpisaniu zgłoszenia należy kliknąć przycisk „Wyślij zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych”.
Po wysłaniu dokumentów system wygeneruje potwierdzenie złożenia (UPO).
