KSeF w praktyce – jak przygotować firmę na obowiązkowe e-fakturowanie i uniknąć chaosu

KSeF w praktyce – jak przygotować firmę na obowiązkowe e-fakturowanie i uniknąć chaosu

Wejście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest już pewne. To nie jest kolejna zapowiedź ani projekt, który „może kiedyś wejdzie”. Przepisy są uchwalone, harmonogram znany, a obowiązek e-fakturowania stanie się faktem dla zdecydowanej większości przedsiębiorców.

Co ważne – nawet jeśli Twoja firma będzie czasowo zwolniona z obowiązku wysyłania faktur do KSeF, to odbieranie faktur z systemu obejmie wszystkich. To oznacza realną zmianę w codziennym obiegu dokumentów, współpracy z kontrahentami i pracy działów księgowych oraz administracyjnych.

Z doświadczenia wiemy jedno: największym zagrożeniem nie jest sam KSeF, lecz brak przygotowania.

Dlaczego KSeF to coś więcej niż „nowy system do faktur”?

KSeF nie jest tylko narzędziem informatycznym. To zmiana sposobu myślenia o dokumentach, odpowiedzialności i procesach w firmie. Faktura przestaje być plikiem PDF wysłanym mailem, a staje się ustrukturyzowanym dokumentem funkcjonującym w centralnym systemie Ministerstwa Finansów.

To oznacza m.in.:

  • brak możliwości antydatowania sprzedaży,
  • nowe zasady momentu wystawienia i odbioru faktury,
  • inne podejście do korekt, duplikatów i potwierdzeń transakcji,
  • konieczność nadawania i kontrolowania uprawnień w systemie,
  • odpowiedzialność za poprawność danych już na etapie wystawienia dokumentu.
  • Dla wielu firm to rewolucja, a nie ewolucja.
  • Szkolenie, które przygotowuje do realnej pracy z KSeF

Aby ułatwić przedsiębiorcom przejście przez tę zmianę, przygotowaliśmy całodzienne szkolenie praktyczne „KSeF w praktyce dla przedsiębiorców”, którego celem jest kompleksowe przygotowanie firm i ich zespołów do pracy w nowym systemie.

📍 Termin: 28 stycznia 2026 r., godz. 9:30-16:00
📍 Miejsce: Olsztyn – hotel (szczegóły przekazywane po zakupie)
📍 Forma: teoria + warsztaty praktyczne
📍 Uczestnicy: właściciele firm, osoby wystawiające faktury, działy administracyjne i księgowe

Podczas szkolenia zapewniamy całodzienny bufet (kawa, herbata, napoje, przekąski słodkie i słone).

Co dokładnie omówimy podczas szkolenia?

Program został zaprojektowany tak, aby uczestnik po wyjściu:

  • rozumiał, jak działa KSeF,
  • wiedział, co go obowiązuje, a co nie,
  • potrafił zalogować się do systemu i nadać uprawnienia,
  • wiedział, jakie błędy mogą kosztować firmę najwięcej.

W części merytorycznej omówimy m.in.:

  • podstawy prawne i cel wprowadzenia KSeF,
  • podmioty obowiązane i wykluczone cyfrowo,
  • fazy wejścia przepisów,
  • rodzaje dokumentów w KSeF (faktury, korekty, WDT, eksport),
  • dokumenty poza systemem i okresy przejściowe,
  • tryby fakturowania (online, offline, offline24),
  • strukturę faktury ustrukturyzowanej (Schema FA(3)),
  • role podmiotów 1, 2 i 3,
  • indywidualny numer KSeF ID,
  • kody QR i wizualizację e-faktur,
  • planowane zmiany na 2027 rok (płatności, identyfikator zbiorczy, kary).

Część praktyczna – czyli to, co przedsiębiorcy cenią najbardziej.

Każdy uczestnik przejdzie przez:

  • logowanie do Aplikacji Podatnika 2,
  • pracę w Module Centralnym Uwierzytelnień (MCU),
  • nadawanie uprawnień pracownikom i biuru rachunkowemu,
  • generowanie certyfikatów i tokenów,
  • pracę w systemach Saldeo i Insert.

➡️ Zabierz laptopa i dane profilu zaufanego.
➡️ Jeśli działasz jako spółka, fundacja lub stowarzyszenie – przed szkoleniem złóż ZAW-FA.

Kto poprowadzi szkolenie?

Arkadiusz Szulc – doradca podatkowy (nr wpisu 14720), przedsiębiorca, właściciel biura księgowego i wykładowca akademicki. Od 13 lat wspiera firmy w podejmowaniu świadomych decyzji finansowych. Specjalizuje się w VAT, estońskim CIT, automatyzacji procesów i analizach decyzyjnych. Znany z jasnego tłumaczenia złożonych zagadnień.

Anna Gembicka-Wilk – przedsiębiorczyni, prezes biura rachunkowego Gembicka-Wilk Consulting Tax & Law. Od ponad 20 lat wspiera firmy w zakresie księgowości, podatków, kadr i optymalizacji procesów. Mentorka, prelegentka, współautorka książek biznesowych i prowadząca podcast „Zawsze na Plusie”.

Podczas szkolenia uczestnicy otrzymają również bieżące wsparcie zespołu księgowego biura Gembicka-Wilk Consulting Tax & Law.

Dla kogo jest to szkolenie?

  • dla przedsiębiorców, którzy chcą spokojnie wejść w KSeF,
  • dla firm, które chcą uporządkować obieg dokumentów,
  • dla zespołów, które będą realnie pracować na fakturach,
  • dla osób, które wolą wiedzę praktyczną niż interpretacje z internetu.

🎟️ Do 7 stycznia 2026 r. sprzedaż prowadzona jest wyłącznie dla Klientów naszego biura.
🎟️ Kod rabatowy: BIURO (-20%)
👉 Zapisy: https://gembickawilk.pl/sklep/

KSeF nie musi być problemem. Może być uporządkowaniem chaosu – pod warunkiem, że wiesz, jak się do niego przygotować.