Samochód służbowy na wakacje. O czym powinien pamiętać pracodawca?
Sezon urlopowy to czas, kiedy wielu pracowników korzysta z samochodów służbowych również poza obowiązkami zawodowymi. Wyjazd nad morze, w góry czy za granicę firmowym autem jest dopuszczalny, ale z podatkowego punktu widzenia nie jest obojętny.
Jeżeli pracodawca pozwala pracownikowi wykorzystywać samochód służbowy do celów prywatnych, powstaje u niego przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Oznacza to, że jako płatnik pracodawca ma obowiązek prawidłowo ustalić wartość tego świadczenia, doliczyć ją do wynagrodzenia pracownika oraz pobrać zaliczkę na podatek dochodowy i składki ZUS zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Ile wynosi ryczałt?
Przepisy przewidują dwa miesięczne ryczałty:
- 250 zł miesięcznie dla samochodów o mocy silnika do 60 kW oraz pojazdów elektrycznych i napędzanych wodorem,
- 400 zł miesięcznie dla pozostałych samochodów.
Jeżeli pracownik korzysta z samochodu tylko przez część miesiąca, wartość świadczenia ustala się proporcjonalnie za każdy dzień prywatnego użytkowania.
Czy wakacyjny wyjazd zwiększa ryczałt?
Co do zasady nie. Nawet kilkutygodniowy urlop i przejechanie znacznej liczby kilometrów nie powodują automatycznie wzrostu ustawowego ryczałtu. Przepisy nie uzależniają jego wysokości od liczby przejechanych kilometrów ani długości prywatnej podróży. To właśnie dlatego wakacyjne wyjazdy często budzą wątpliwości pracodawców.
Najwięcej pytań dotyczy paliwa
To właśnie paliwo pozostaje jednym z najbardziej spornych zagadnień. Przez lata organy podatkowe prezentowały stanowisko, że jeżeli pracodawca finansuje paliwo wykorzystywane podczas prywatnych przejazdów, jego wartość stanowi dodatkowy przychód pracownika. Z kolei sądy administracyjne wielokrotnie wskazywały, że ustawowy ryczałt powinien obejmować również zwykłe koszty eksploatacyjne, w tym paliwo. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy powinni zachować ostrożność i stosować rozwiązania zgodne z aktualnym orzecznictwem oraz własną sytuacją podatkową.
Co powinien zrobić pracodawca?
Przede wszystkim warto zadbać o odpowiednie zasady korzystania z samochodów służbowych. Regulamin lub umowa z pracownikiem powinny jasno określać:
- czy dozwolone jest wykorzystywanie auta do celów prywatnych,
- czy pracownik może wyjeżdżać samochodem na urlop, również za granicę,
- kto ponosi koszty paliwa, autostrad, parkingów i innych opłat,
- jakie obowiązują zasady zgłaszania prywatnego wykorzystania pojazdu.
Takie dokumenty ograniczają ryzyko sporów i ułatwiają prawidłowe rozliczenia podatkowe.
