Jeżeli prowadzisz spółkę, fundację, stowarzyszenie, szkołę lub inną jednostkę, która nie jest osobą fizyczną, rozpoczęcie pracy w Krajowym Systemie e-Faktur wymaga wykonania jednego, bardzo konkretnego kroku. Tym krokiem jest złożenie formularza ZAW-FA.
Bez tego zawiadomienia podmiot nie uzyska dostępu do KSeF, a w praktyce nie będzie możliwe ani nadanie uprawnień, ani wystawianie czy odbieranie faktur w systemie.
Formularz ZAW-FA składają osoby prawne oraz jednostki organizacyjne, które nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z numerem NIP. Dokument ten służy do wskazania pierwszej osoby uprawnionej do działania w KSeF, tzw. KSeF Mastera.
To właśnie ta osoba jako pierwsza uzyskuje dostęp do systemu i dopiero ona może nadawać kolejne uprawnienia innym osobom lub podmiotom – na przykład pracownikom czy biuru rachunkowemu.
Warto podkreślić jedną istotną kwestię, która w praktyce często umyka przedsiębiorcom.
Złożenie formularza ZAW-FA nadaje KSeF Masterowi wyłącznie uprawnienie do zarządzania uprawnieniami. Nie oznacza to automatycznie prawa do wystawiania faktur ani ich przeglądania.
Dlatego po pierwszym logowaniu do Modułu Certyfikatów i Uprawnień lub do Aplikacji Podatnika – po 1 lutego 2026 roku – konieczne jest nadanie sobie dodatkowych uprawnień do pracy operacyjnej w KSeF.
Jeżeli ten etap zostanie pominięty, wszystkie wygenerowane certyfikaty i tokeny będą zawierały jedynie prawo do zarządzania uprawnieniami. W efekcie konieczne będzie ponowne konfigurowanie dostępu, co oznacza niepotrzebną stratę czasu i nerwów.
Teoretycznie jest to logiczne, ale w praktyce bardzo łatwo o tym zapomnieć – zwłaszcza przy pierwszym kontakcie z KSeF.
Poniżej zamieszczamy broszurę informacyjną, w której krok po kroku wyjaśniamy:
To praktyczna instrukcja skierowana do podmiotów niebędących osobami fizycznymi, które chcą bezpiecznie i spokojnie wejść w nowy system e-fakturowania.
Jeżeli masz wątpliwości lub chcesz, abyśmy wsparli Cię w całym procesie – jesteśmy do dyspozycji.
