17 lutego, 2026

ZAW-FA jako osobny formularz w e-Urzędzie Skarbowym. Co to zmienia dla KSeF

Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje nowa wersja zawiadomienia ZAW FA, a od 10 lutego 2026 r. formularz ZAW-FA 3 jest dostępny w e-Urzędzie Skarbowym jako interaktywny dokument do złożenia online. To ważne ułatwienie dla podmiotów, które muszą wskazać pierwszą osobę uprawnioną do działania w KSeF.

Czym jest ZAW-FA i kiedy jest potrzebny w KSeF

ZAW FA to zawiadomienie o nadaniu albo odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e Faktur. W praktyce jest to dokument, który pozwala organizacji, na przykład spółce, fundacji lub stowarzyszeniu, wskazać pierwszą osobę fizyczną, która uzyska uprawnienia w KSeF i będzie mogła dalej zarządzać dostępami.

Co było do tej pory i na czym polega zmiana

Do niedawna przedsiębiorcy najczęściej składali ZAW-FA papierowo albo elektronicznie jako załącznik do pisma ogólnego w e-Urzędzie Skarbowym. Teraz formularz jest dostępny w e-Urzędzie jako odrębny, interaktywny dokument, który wypełnia się w systemie i wysyła bezpośrednio do właściwego urzędu skarbowego.

To rozwiązanie jest po prostu wygodniejsze. System prowadzi użytkownika krok po kroku i ogranicza typowe błędy, które pojawiały się przy piśmie ogólnym.

Kluczowy warunek. Dostęp do konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym

Warto zwrócić uwagę na praktyczny aspekt, który często zaskakuje zarządy i pełnomocników. Aby złożyć ZAW-FA jako odrębny dokument z poziomu konta organizacji, osoba składająca musi mieć aktywny dostęp do tej organizacji w e-Urzędzie Skarbowym. W wielu przypadkach taki dostęp wymaga wcześniejszego uzyskania uprawnień do działania w imieniu organizacji w samym e- Urzędzie.

Jeżeli tego dostępu nie ma, część podmiotów nadal będzie wybierała ścieżkę papierową albo rozwiązania alternatywne, ale to oznacza więcej formalności i ryzyko pomyłek.

Jak podchodzimy do tego w naszym biurze rachunkowym

W naszej praktyce temat dostępu do organizacji w e-Urzędzie załatwiamy systemowo. Za każdym razem, gdy podpisujemy umowę z przedsiębiorcą, występujemy o nadanie dostępu do organizacji w e-Urzędzie. Dzięki temu jako biuro rachunkowe możemy sprawnie obsłużyć procesy związane z dokumentacją naszych klientów.

Aby ułatwić Państwu pracę w e-Urzędzie i złożenie ZAW-FA, przygotowaliśmy krótką broszurę do pobrania z instrukcją krok po kroku, jak wypełnić i wysłać formularz ZAW-FA w e-Urzędzie.

POBIERZ