Czy pracodawca może wymagać korzystania z Profilu Zaufanego przy KSeF?

„Proszę założyć Profil Zaufany i udostępnić go do celów służbowych”.

Coraz częściej słyszymy od przedsiębiorców i pracowników o takich oczekiwaniach związanych z wdrażaniem KSeF. Problem w tym, że Profil Zaufany jest narzędziem prywatnym, przypisanym do konkretnej osoby fizycznej.

Czy pracodawca może wymagać korzystania z prywatnego Profilu Zaufanego do wykonywania obowiązków służbowych?

To nie jest takie oczywiste. Pojawiają się wątpliwości dotyczące ochrony danych osobowych, przetwarzania numeru PESEL oraz zgodności z przepisami RODO i Kodeksu pracy.

Warto pamiętać, że wdrożenie KSeF nie powinno opierać się na prywatnych narzędziach pracowników. Przedsiębiorcy mają do dyspozycji rozwiązania pozwalające prawidłowo nadawać uprawnienia i organizować dostęp do systemu.

Jeżeli prowadzisz spółkę, fundację lub stowarzyszenie, kluczowe znaczenie ma prawidłowe wyznaczenie pierwszej osoby uprawnionej do działania w KSeF, tzw. KSeF Mastera, oraz właściwe nadawanie kolejnych uprawnień.

KSeF to nie tylko technologia. To także odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych i właściwe procedury w firmie.