Dostęp księgowego do e-Urzędu Skarbowego doczekał się długo oczekiwanej zmiany. Od 18 czerwca 2026 roku przedsiębiorca może nadać zaufanej osobie dostęp wyłącznie do wglądu – bez ryzyka, że ktoś złoży w jego imieniu deklarację czy zmieni dane. To rozwiązanie nazwane „użytkownikiem szczególnym”. W tym artykule wyjaśniamy, na czym polega, jak je uruchomić krok po kroku i czym różni się od pełnomocnictwa.
Spis treści
- Na czym polega dostęp do wglądu w e-US?
- Dlaczego ta zmiana była tak potrzebna?
- Najważniejsze zasady użytkownika szczególnego
- Jak nadać dostęp księgowemu krok po kroku?
- Czy dostęp do wglądu zastępuje pełnomocnictwo?
- Jak przygotować firmę na nową funkcję?
- Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Na czym polega dostęp do wglądu w e-US?
Dostęp do wglądu to nowy poziom uprawnień w e-Urzędzie Skarbowym, pozwalający wskazanej osobie jedynie przeglądać i pobierać dane podatkowe – bez możliwości działania w imieniu podatnika. Funkcja została wprowadzona rozporządzeniem Ministra Finansów z 17 czerwca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 799) i obowiązuje od 18 czerwca 2026 roku pod nazwą „użytkownik szczególny”.
To rozwiązanie od dawna wyczekiwane przez przedsiębiorców – zwłaszcza prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą – którzy chcieli, aby księgowy mógł bezpiecznie sprawdzić dane, ale bez prawa do składania deklaracji czy wykonywania czynności. Można to porównać do wydania komuś klucza, który otwiera drzwi „do obejrzenia”, ale nie pozwala nic przestawić.
Dlaczego ta zmiana była tak potrzebna?
Dotychczas w e-Urzędzie Skarbowym brakowało praktycznej drogi pośredniej. Przedsiębiorca miał do wyboru albo pełne pełnomocnictwo (np. UPL-1), albo całkowity brak dostępu dla księgowego. Osoba z szerokimi uprawnieniami mogła składać dokumenty, zmieniać dane i podejmować czynności traktowane przez system jak działania samego podatnika.
Dla właściciela firmy oznaczało to realne ryzyko przypadkowych lub niepożądanych operacji na jego koncie. Nowy dostęp do wglądu rozdziela dwie funkcje, które wcześniej były sklejone: „wgląd” od „działania”. Dzięki temu przedsiębiorca zachowuje pełną kontrolę nad swoimi obowiązkami podatkowymi, a mimo to udostępnia księgowemu bieżący podgląd danych.
Najważniejsze zasady użytkownika szczególnego
Nowa funkcja opiera się na kilku kluczowych założeniach:
- Tylko wgląd, bez działania – użytkownik szczególny może wyłącznie przeglądać i pobierać dane. Nie złoży deklaracji, nie wyśle pisma, nie zmieni informacji ani nie zainicjuje procedury.
- Wskazanie konkretnej osoby – dostęp nadaje się po numerze PESEL lub loginie e-US. Może to być księgowy, doradca podatkowy lub inna zaufana osoba.
- Warunek po stronie osoby uprawnionej – użytkownik szczególny musi mieć własne, aktywne konto w e-US, aby przyjąć uprawnienie.
- Określony zakres i czas – przedsiębiorca wybiera, które dane są widoczne, oraz okres dostępu (maksymalnie 12 miesięcy).
- Pełna kontrola – uprawnienia można nadawać i cofać w dowolnym momencie, w pełni elektronicznie, a dostęp można przyznać kilku osobom.
Jak nadać dostęp księgowemu krok po kroku?
Cała procedura odbywa się online i zajmuje kilka minut – bez wizyty w urzędzie i bez papierowych wniosków:
- Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego (przez login.gov.pl, Profil Zaufany, bankowość elektroniczną lub aplikację mObywatel).
- Wejdź w panel „Zarządzaj dostępem”.
- Wybierz opcję „Dodaj użytkownika szczególnego”.
- Wskaż osobę po numerze PESEL lub loginie e-US.
- Określ zakres danych do podglądu oraz okres dostępu (do 12 miesięcy).
- Potwierdź nadanie uprawnień.
Odebranie dostępu przebiega równie prosto i również w całości elektronicznie. Warto pamiętać, że księgowy przyjmie uprawnienie tylko wtedy, gdy sam ma konto w e-US – dla większości biur rachunkowych to żadna przeszkoda.
(Miejsce na link wewnętrzny: usługa księgowa / współpraca z biurem rachunkowym.)
Czy dostęp do wglądu zastępuje pełnomocnictwo?
Nie. Dostęp do wglądu to dodatkowa forma uprawnienia, a nie zamiennik pełnomocnictw. Funkcjonuje obok dotychczasowych rozwiązań, takich jak pełnomocnictwo ogólne (PPO-1), pełnomocnictwo szczególne (PPS-1), pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji elektronicznych (UPL-1) czy pełne uprawnienia do konta organizacji.
To rozwiązanie idealne dla przedsiębiorców, którzy chcą pozostać osobą odpowiedzialną za wysyłkę deklaracji, ale jednocześnie umożliwić księgowemu bieżący podgląd rozliczeń. Jeśli natomiast chcesz, aby księgowy składał dokumenty w Twoim imieniu, nadal potrzebujesz odpowiedniego pełnomocnictwa – wgląd tego nie zastąpi.
Jak przygotować firmę na nową funkcję?
Aby sprawnie korzystać z użytkownika szczególnego, warto zadbać o kilka rzeczy:
- Sprawdź swoje konto w e-US – upewnij się, że jest aktywne, a dane firmy aktualne.
- Ustal zakres informacji potrzebnych księgowemu – to ułatwi konfigurację uprawnień.
- Omów proces z biurem rachunkowym – ustalcie, kto i w jakim zakresie ma mieć wgląd.
- Upewnij się, że księgowy ma konto w e-US – bez tego nie przyjmie uprawnienia.
Dobrze skonfigurowany dostęp do wglądu to wygodny, bezpieczny pomost między przedsiębiorcą a księgowym – ogranicza liczbę próśb typu „proszę przesłać mi zrzut ekranu z e-US” i przyspiesza codzienną współpracę.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Co to jest użytkownik szczególny w e-Urzędzie Skarbowym?
Użytkownik szczególny to nowy poziom dostępu w e-US, wprowadzony od 18 czerwca 2026 roku. Pozwala wskazanej osobie – np. księgowemu – wyłącznie przeglądać i pobierać dane podatkowe, bez prawa do składania deklaracji czy zmiany danych.
Czy księgowy z dostępem do wglądu może składać deklaracje w moim imieniu?
Nie. Dostęp do wglądu (użytkownik szczególny) pozwala jedynie na przeglądanie i pobieranie danych. Aby księgowy mógł składać deklaracje lub pisma w Twoim imieniu, potrzebne jest odpowiednie pełnomocnictwo, na przykład UPL-1.
Jak nadać księgowemu dostęp do e-Urzędu Skarbowego?
Zaloguj się do e-US, wejdź w „Zarządzaj dostępem”, wybierz „Dodaj użytkownika szczególnego”, wskaż osobę po numerze PESEL lub loginie e-US, określ zakres danych i okres dostępu, a następnie potwierdź. Cała procedura jest w pełni online.
Na jak długo można nadać dostęp do wglądu?
Dostęp dla użytkownika szczególnego nadaje się na określony czas, maksymalnie 12 miesięcy. Uprawnienie można w dowolnym momencie cofnąć, a także nadać ponownie – wszystko elektronicznie, bez wizyty w urzędzie.
Czy mogę udzielić dostępu do wglądu kilku osobom?
Tak. Dostęp do wglądu można nadać kilku osobom jednocześnie, np. księgowemu i doradcy podatkowemu. Dla każdej z nich możesz określić odrębny zakres udostępnianych danych oraz okres obowiązywania uprawnienia.
Czy dostęp do wglądu obejmuje moją korespondencję z urzędem?
Zakres wglądu obejmuje wybrane dane, które wskazuje przedsiębiorca, a użytkownik szczególny nie może wykonywać czynności w imieniu podatnika. Konfigurując dostęp, samodzielnie decydujesz, które informacje są widoczne dla danej osoby.
Chcesz ustalić, jak najlepiej skonfigurować dostęp do wglądu dla swojej księgowej lub księgowego? Skontaktuj się z nami – pomożemy bezpiecznie zorganizować współpracę w e-Urzędzie Skarbowym.
