Nie chcesz tworzyć ZFŚS i wypłacać świadczenia urlopowego? Pamiętaj o poinformowaniu pracowników do końca stycznia!
Pracodawcy zatrudniający pracowników mają możliwość rezygnacji z tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) oraz niewypłacania świadczenia urlopowego, tzw. „wczasów pod gruszą”. Jednak, aby ich decyzja była skuteczna, muszą spełnić określone wymogi formalne – i to najpóźniej do 31 stycznia każdego roku.
Co grozi za brak takiej informacji? Jeśli pracodawca nie poinformuje pracowników w wymaganym terminie, będzie miał obowiązek wypłaty świadczenia urlopowego, a w niektórych przypadkach – także utworzenia ZFŚS.
Kto musi utworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?
Obowiązek tworzenia ZFŚS dotyczy firm zatrudniających na dzień 1 stycznia co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Dla mniejszych przedsiębiorców zasady są bardziej elastyczne:
✔ Pracodawcy zatrudniający 50 lub więcej pracowników – mają obowiązek utworzenia ZFŚS. Jeśli chcą z tego zrezygnować, muszą wprowadzić odpowiednie zapisy w regulaminie wynagradzania i poinformować pracowników.
✔ Firmy zatrudniające od 20 do 49 pracowników – nie muszą tworzyć ZFŚS, ale jeśli pracownicy złożą wniosek o jego utworzenie, pracodawca jest do tego zobowiązany.
✔ Zatrudnienie poniżej 20 pracowników – pracodawcy ci mogą dobrowolnie zdecydować, czy tworzą ZFŚS i czy wypłacają świadczenie urlopowe. Jeśli chcą z tego zrezygnować, muszą poinformować pracowników do końca stycznia w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy (np. poprzez e-mail lub ogłoszenie na tablicy informacyjnej). Taka rezygnacja obowiązuje tylko w danym roku kalendarzowym i musi być ponawiana corocznie.
Jak skutecznie zrezygnować z ZFŚS i świadczenia urlopowego?
Przedsiębiorcy, którzy nie chcą tworzyć funduszu ani wypłacać świadczenia urlopowego, muszą poinformować o tym swoich pracowników do końca stycznia w sposób przyjęty w firmie, np.:
- poprzez wysłanie wiadomości e-mail,
- poprzez wywieszenie komunikatu na tablicy ogłoszeń,
- w inny zwyczajowo przyjęty sposób.
Brak takiego zawiadomienia oznacza, że firma automatycznie zobowiązuje się do wypłaty świadczenia urlopowego lub utworzenia ZFŚS, jeśli zatrudnia co najmniej 50 pracowników.
Pamiętaj! Decyzja jest ważna tylko na jeden rok
Rezygnacja z ZFŚS i świadczenia urlopowego obowiązuje wyłącznie na dany rok kalendarzowy. Jeśli przedsiębiorca nie chce tworzyć funduszu również w kolejnych latach, musi corocznie do końca stycznia informować o tym pracowników.
Pracodawcy zatrudniający 50 lub więcej pracowników, którzy zamieścili odpowiednie zapisy w regulaminie wynagradzania, nie muszą corocznie informować pracowników o rezygnacji z tworzenia ZFŚS i niewypłacania świadczenia urlopowego.
Dlaczego?
- Zgodnie z przepisami, jeśli firma zatrudniająca co najmniej 50 pracowników chce zrezygnować z ZFŚS, musi uwzględnić tę decyzję w regulaminie wynagradzania.
- Regulamin wynagradzania jest wewnętrznym aktem prawnym obowiązującym w firmie i nie trzeba odnawiać tej decyzji co roku.
- Raz wprowadzone zmiany obowiązują, dopóki pracodawca ich nie zmieni.
Jeśli jednak chcą powiadomić pracowników mogą.
Zamieszczamy przykładowe komunikaty do wykorzystania.
Komunikat ZFŚP dla pracodawców zatrudniających poniżej 50 pracowników – pobierz
Anna Gembicka-Wilk
CEO Gembicka-Wilk Consulting Tax & Law
Specjalistka ds. księgowości i doradztwa biznesowego
Zarządzam zespołem kilkudziesięciu księgowych, posiadam doświadczenie w zarządzaniu zespołami adwokatów i radców prawnych
